Autor del artículo: Lic. Isis M. González S.
Los Registros y Notarías Públicas juegan un papel fundamental en el sistema jurídico venezolano. Estos organismos, al garantizar la autenticidad y validez de los actos jurídicos, contribuyen a la seguridad jurídica, la protección de los derechos de los ciudadanos y la transparencia en las transacciones comerciales.
El análisis del manual y los procedimientos de documentos del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) para el año 2026, basado en las actualizaciones recientes y tendencias digitales (piloto en Caracas/Miranda), se centra en la digitalización integral, la autenticación biométrica y la celeridad en la legalización de documentos.
En sentencia N° 111 del 2 de marzo de 2026, la Sala Constitucional estableció que los poderes consignados en copia certificada con código QR, emitidos por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), son plenamente válidos para acreditar la representación judicial.
La Sala revocó su decisión anterior, en la que había declarado inadmisible una solicitud de revisión por falta de legitimidad, al constatar que el poder acompañado con código QR cumplía los requisitos legales conforme a la Ley de Registros y Notarías y la Ley sobre Acceso e Intercambio Electrónico de Datos, las cuales reconocen validez jurídica a los documentos electrónicos cuya autenticidad pueda verificarse mediante código unívoco en el repositorio digital institucional.
En consecuencia, la Sala amplió el criterio jurisprudencial para aceptar en todas las demandas, solicitudes y recursos interpuestos ante la Sala Constitucional la copia del poder con certificación de código QR, previa verificación por Secretaría, equiparándola al poder consignado en copia certificada con sello húmedo.
Aquí el desglose de los puntos clave:
1. Digitalización y Seguridad (Providencia 2024-2026)
Códigos QR y Firma Electrónica: Los documentos legalizados y poderes cuentan ahora con elementos de seguridad electrónicos (código QR, firma electrónica) que permiten verificar su autenticidad instantáneamente, lo que los hace válidos para actuar en juicio, según sentencias del TSJ.
Validación Biométrica: En notarías se implementó el uso de tabletas para capturar huellas dactilares y fotografía de los otorgantes, aumentando la seguridad
2. Proceso de Legalización en Línea (Saren App)
- Inicio de sesión: Ingresar a la opción de Registro Principal.
- Selección: Elegir estado, registro, sede y tipo de documento (Actas de nacimiento, matrimonio, defunción, etc.).
- Carga: Subir los recaudos requeridos y los datos del documento.
- Pago: Descargar y pagar la Planilla Única Bancaria (PUB) por canales digitales.
- Cita: Asignación de día para consignación física.
- Recepción: El certificado final llega al correo electrónico con los elementos de seguridad mencionados.
3. Aspectos Positivos y Críticos del Nuevo Sistema
Positivo: Mayor seguridad, reducción de papeleo físico, emisión de documentos con validación QR.
Crítico/Negativo: Las tabletas de firma no siempre muestran el texto del documento que se está firmando, lo que genera desconfianza. Además, se han reportado demoras de 10 a 15 días en la notariación en Caracas, tiempos superiores al sistema convencional.
Recomendación: Ante lentitud, se sugiere acudir personalmente a la notaría en los estados piloto (La Guaira, Miranda, Caracas) para consultar estatus.
4. Requisitos de Formato de Documentos
Para que un documento sea aceptado, debe cumplir con estrictas normas de redacción:
- Idioma: Castellano.
- Espaciado: Doble espacio.
- Líneas: No exceder 32 líneas por página.
- Márgenes: Laterales de 1,5” (3 cm), superior e inferior de 2” (5 cm).
En conclusión: La Sala Constitucional del Tribunal Supremo de Justicia fijó un importante criterio sobre la validez del poder notarial emitido en copia certificada con verificación electrónica mediante código QR, ampliando el alcance de los medios tecnológicos en la acreditación de la representación judicial.
A partir de esta decisión, el máximo intérprete de la Constitución reconoce la eficacia jurídica de los instrumentos notariales emitidos mediante sistemas electrónicos del Servicio Autónomo de Registros y notarías Saren, siempre que puedan ser verificados mediante un código QR que permita su consulta en el repositorio digital institucional.
Uno, validez jurídica del poder con código QR la sala determinó que la copia certificada de un poder notarial que contenga un código QR verificable en el sistema del SAREN tiene plena validez jurídica para acreditar la representación judicial ante la Sala Constitucional.
Dos, ampliación del criterio sobre consignación del poder. El fallo amplía el criterio tradicional que exigía copia certificada con sello húmedo, estableciendo que también será válida la copia certificada con certificación electrónica verificable mediante código QR.
Tres, aplicación general a todas las acciones ante la Sala Constitucional. La decisión dispone que este criterio se aplica a todas las demandas, solicitudes y recursos interpuestos ante la Sala Constitucional, modernizando así los mecanismos de acreditación de representación judicial en el proceso constitucional. Este pronunciamiento consolida el uso de herramientas tecnológicas en la administración de justicia y refuerza los principios de celeridad procesal, simplificación de trámites y acceso efectivo a la justicia.