Autor del artículo: Lic. Isis M. González S.

El artículo 155 del Código Orgánico Tributario (COT) establece la obligación de los contribuyentes, responsables y terceros, de conservar de forma ordenada y, mientras el tributo no esté prescrito, los libros de comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan o se vinculen a los hechos imponibles que dan origen a la obligación tributaria.

La razón de esta obligación tributaria está dada en el marco de las que se establecen en el instrumento normativo para facilitar los procedimientos de fiscalización e investigación que corresponde desarrollar a la autoridad fiscal.

El mismo Código Orgánico dispone en otros de sus artículos las sanciones que aplican a los que no atiendan dicha obligación.

En lo que refiere al tiempo de conservación de tales soportes, el instrumento normativo tributario señala que ello debe extenderse por el lapso de prescripción tributaria.

Es decir, debemos conservarlos mientras no haya prescrito la obligación tributaria y, con ello, la facultad que tiene la Administración Tributaria de realizar las labores de auditoría fiscal o verificación.

Antes de entrar a conocer el lapso en el cual opera la prescripción tributaria, debemos recordar también que el Código de Comercio Venezolano nos indica que los libros contables deben mantenerse por un lapso de 10 años.

¿Cuándo prescriben las obligaciones tributarias?

El artículo 55 del Código Orgánico Tributario (COT) establece que prescriben a los seis (6) años los siguientes derechos y acciones relativos a:

1. La acción para verificar, fiscalizar y determinar la obligación tributaria con sus accesorios.
2. La acción para imponer sanciones tributarias, distintas a las penas restrictivas de la libertad.
3. La acción para exigir el pago de las deudas tributarias y de las sanciones pecuniarias firmes.
4. El derecho a la recuperación de impuestos y a la devolución de pagos indebidos.

En los casos previstos en los numerales 1 y 2 del artículo 55 del COT, el término de la prescripción será de diez (10) años cuando ocurra alguna de las circunstancias siguientes:

1. El sujeto pasivo no cumpla con la obligación de declarar el hecho imponible o de presentar las declaraciones que correspondan.
2. El sujeto pasivo no cumpla con la obligación de inscribirse en los registros de control que a los efectos establezca la Administración Tributaria.
3. La Administración Tributaria no haya podido conocer el hecho imponible, en los casos de verificación, fiscalización y determinación de oficio.
4. El sujeto pasivo haya extraído del país los bienes afectos al pago de la obligación tributaria o se trate de hechos imponibles vinculados a actos realizados o a bienes ubicados en el exterior.
5. El sujeto pasivo no lleve contabilidad o registros de las operaciones efectuadas, no los conserve durante el plazo establecido o lleve doble contabilidad o registros con distintoscontenidos.

Así tenemos que, de forma ordinaria, el tiempo de conservación de los soportes documentales y contables es de 6 años. Pero ese lapso se extiende a 10 años en los supuestos antes indicados.

El cómputo del término de prescripción se contará atendiendo a lo dispuesto en el artículo 59 del COT, el cual señala que ello ocurre:

1. En el caso previsto en el numeral 1 del Artículo 55 de este Código, desde el 1° de enero del año calendario siguiente a aquél en que se produjo el hecho Imponible. Para los tributos cuya liquidación es periódica, se entenderá que el hecho imponible se produce al finalizar el periodo respectivo.
2. En el caso previsto en el numeral 2 del Artículo 55 de este Código, desde el 1° de enero del año calendario siguiente a aquél en que se cometió el ilícito sancionable.
3. En el caso previsto en el numeral 3 del Artículo 55 de este Código desde el 1° de enero del año calendario siguiente a aquél en que la deuda quedó definitivamente firme.
4. En el caso previsto en el numeral 4 del Artículo 55 de este Código, desde el 1° de enero del año calendario siguiente a aquél en que se verificó el hecho imponible que da derecho a la recuperación de impuesto, se realizó el pago indebido o se constituyó el saldo a favor, según corresponda.

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